启动过程组包含制定项目章程和识别干系人两个过程,是项目的起始阶段,旨在协调各方期望,明确项目范围、目标与干系人,确保项目符合组织战略,为项目成功奠定基础,在项目管理中起着至关重要的引领作用。
10.1制定项目章程
- 定义与作用:编写批准项目并授权项目经理使用组织资源的文件,明确项目与组织战略联系,确立项目地位,展示组织承诺,仅开展一次或在项目预定义时开展。
10.1.1主要输入
- 立项管理文件:包括项目建议书、可行性研究报告、项目评估报告等,是制定项目章程依据,包含项目合理性论证及边界等信息,由组织高层管理者决策,需定期审核,项目经理不可修改。
- 协议:多种形式,包括合同、谅解备忘录(MOUs)、服务水平协议(SLA)、协议书、意向书、口头协议或其他书面协议。为外部客户做项目时,通常需要签订合同。
10.1.2主要输出
- 项目章程:记录项目高层级信息,如目的、目标、需求、风险、进度、资源、干系人、审批及退出标准、项目经理职责职权等,确保干系人就主要内容达成共识。
- 假设日志:记录项目生命周期中的假设条件和制约因素,高层级的在项目启动前识别并纳入项目章程,低层级的在项目期间随活动开展生成。
10.2识别干系人
- 定义与作用:定期识别、分析和记录干系人利益、参与度等信息,使项目团队关注干系人,根据需要在项目期间定期开展,首次常在编制和批准项目章程前或同时进行,之后在必要时重复。
10.2.1主要输入
- 项目管理计划:
沟通管理计划
提供干系人信息,干系人参与计划
确定引导策略,首次识别时可能不存在,编制完成后可作为输入。 - 项目文件:
变更日志
、问题日志
和需求文件
等可作为输入,变更和问题日志可能引入新干系人或改变关系,需求文件提供潜在干系人信息。
10.2.2主要工具与技术
- 数据收集:问卷调查(一对一、焦点小组等大规模收集技术)和头脑风暴(头脑风暴及改良形式头脑写作,可面对面或虚拟环境收集信息)。
- 数据分析:干系人分析产生干系人清单及相关信息,分析利害关系组合(兴趣、权利、所有权、知识、贡献);文件分析评估现有文件及经验教训识别干系人。
- 数据表现:包括作用影响方格(权力利益方格等)、干系人立方体(三维模型)、凸显模型(评估权力、紧迫性、合法性或邻近性分类)、影响方向(向上、向下、向外、横向分类)和优先级排序(适用于干系人复杂情况)。
10.2.3主要输出
干系人登记册
,记录身份信息(姓名等)、评估信息(需求、期望、影响潜力、影响阶段)和干系人分类(内部/外部等多种分类结果)。
10.3启动过程组的重点工作
10.3.1项目启动会议
由项目经理组织召开,标志项目经理责权公布,目的是使干系人明确项目目标等,包括确定会议目标、准备会议、识别参会人员、明确议题和进行会议记录,会议记录可作档案留存。
10.3.2关注价值与目标
项目创造价值,在启动阶段需识别目标,包括成果性和约束性目标,清晰目标有助于后续工作。商业价值是可量化净效益,项目效益有有形和无形之分,项目价值应实时监控。