业务运营状况是否良好，除了人员需要配合以外，真正发挥作用的是背后的工作流程。将重复的工作进行自动化处理，确保这些流程最终指向同一个目标、实现一致的运营结果。而设计和实施不佳的工作流程则产生相反的效果——导致处理时间延长、运营成本高昂和持续出现错误。
这也是企业越来越重视工作流程管理的重要原因。但是，到底什么是工作流程管理？我们是否对业务工作流程给予了足够的重视呢？工作流程管理与业务无缝运营之间的关联是什么？
工作流程管理是确保每个人充分发挥作用并推动事务向前发展所必需的。它的主要目标是优化流程的每个阶段，使其更准确高效。在增加生产、减少错误和消除重复方面，工作流程管理关注的是在实际可行的情况下进行流程优化、增强和自动化。
据Gartner预测，到2024年，69%的企业日常管理流程将实现全面自动化。想要进行高效的工作流程管理，就离不开工作流程管理系统的支持。
工作流程管理系统的作用是什么
工作流程管理系统通过优化日常业务流程，帮助企业提高运营效率。例如，工作流程管理解决方案可能包括开发一个用于存储数据的表单，并将数据在完全处理完成前所必须经过的一系列步骤进行自动化处理。工作流任务可以由系统自动执行，也可以由人工进行。
当关键业务流程活动被自动化时，业务运营与企业目标会更加紧密对齐，因为自动化运营几乎可以消除因为手动流程所带来的种种不确定，而优化后的工作流程也会显著提升企业的生产力和关键绩效指标。
工作流管理系统由三个基本要素组成：
- 顺序性：工作流程包含一系列步骤，这些步骤是预定义的任务组。在达到终点之前，它们明确了工作流程的每个步骤发生的情况。根据过程，一个步骤可以是手动的或自动化的。
- 利益相关者：一般来说，利益相关者负责在工作流程中执行特定的任务。工作流程可以分解为单个步骤、步骤组，或全部步骤，每个步骤都分配了一组利益相关者。
- 规则：规则也被称为条件，因为它们规定了何时一个动作完成，以及下一步应该是什么。在审批工作流程中，条件最重要，因为基于数据，可以跳过某些阶段。
工作流程管理系统的核心能力在于通过消除繁琐任务和加快响应时间，提高生产力和客户满意度，并减少员工的挫折感。今天的业务运营中，创新和快速产品交付的重要性不言而喻。因此，企业需要不断寻找方法来重新组织公司结构和简化运营，以保持符合当前市场标准、提升竞争力，以达到业务成功的目的。
工作流程管理系统的必备功能
一个强大的工作流程管理系统能够自动化任务、整合各项业务流程，并提供高度灵活性和定制性。因此，在选择适合企业需求的工作流程管理系统时，需要考察其功能是否能够满足需求，其中，以下5个核心功能必不可少，它们将为企业带来更高效、协调和创新的运营体验。
提供无代码工作环境
无代码、或者低代码，是一种倾向对业务员工友好的开发模式，是一种让员工工作更加轻松的系统。它允许用户通过直观的拖放操作来自动化流程或工作流程，并将它们打包成自定义应用程序，无需编写代码。通过直观的拖放表单构建器、可视化工作流程和仪表板等关键功能，它使工作人员能够完成审批甚至创建新的工作流程，无需依赖开发团队的支持。这样，每个人都能参与到工作流程的优化中，提高了工作效率和灵活性。
云端部署方式
云端技术对我们的工作和生活方式带来了巨大的改变，它消除了团队被绑定在单一计算机上的状态，使他们能够在任何时间、任何地点完成他们的工作。在基于云端的工作流程管理系统中，团队可以不受时空限制来访问、查看相关文档，各项流程之间传递更加紧密，促进团队协作和高效工作，也能够帮助管理层更有效率地做出明智决策。
无缝集成
系统的集成能力能够帮助填补功能空白、消除冗余，例如不同应用之间的数据需要多次输入的问题，通过集成可以很好地解决掉，这也是集成能够帮助数据在不同应用之间高效传递的解决办法。因此，充分利用集成能力让其他应用程序参与到工作流程中至关重要，一个优秀的工作流程管理工具应该与企业现有的应用做到相辅相成，而不是在原有的基础上带来更多的复杂逻辑。通过无缝集成，企业可以更高效地运用各个应用程序，促进数据流动和信息传递，提升工作效率和整体业务效益。
访问权限控制
不同的用户可能出于不同目的使用应用程序。一般来说，核心业务流程涉及多个部门，因此，管理员需要根据用户在系统中的角色分配访问权限和操作。
根据角色，不同的人将拥有不同的责任和访问权限。工作流程管理系统能够清晰地定义每个用户可以查看和编辑的内容。此外，流程管理系统保证了灵活性，流程和权限可以快速更改，不会影响到流程的整体效果。通过基于角色的访问权限，企业可以更精确地管理和控制用户的操作，确保信息的安全性和数据的保密性。
定制能力
不同的企业有着不同的业务需求，因此，工作流程管理系统必须能够根据不断变化的业务需求来实习工作流程的定制化。除了集成能力以外，定制能力是一个合格的流程管理工具必不可少的，例如设计符合企业业务逻辑的报表和仪表板、设置信息推送通知和系统升级等等。此外，工作流程系统还应该支持个人任务，以消除用户在不同应用程序之间切换的麻烦。通过定制，企业可以确保工作流程与实际业务需求紧密契合，提高工作效率和灵活性，使工作流程管理系统成为业务运营的真正的“游戏规则改变者”。
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