管家婆辉煌系列年结存操作手册一、年结存介绍1. 什么是年结存年结存是把当前年度的经营数据做年度结转把年末数据结转为下一年度期初数据的过程。管家婆提供两种模式1使用多年账一年或多年共用一个账套方便快速查询以前年度的数据。适用于一年之中单据不多且不想换账套的用户。代价使用多年账以后期初数据无法修改商品信息、客户信息也不能修改。2不使用多年账每年一个单独账套做完年结存可以调整软件中的基本信息客户、商品、会计科目、库存、应收应付等。适用于需要在新年调整基本信息、成本核算方法等参数的用户。二、年结存注意事项不使用多年账执行年结存前请务必确认以下事项年末结存数据将作为下一年的期初数据。年结存保留基本信息。年结存后账套处于开账前状态必须重新开账才能处理下一年业务。年结存将清空经营历程和所有的明细账所有单据清零因此年结存前必须做好备份。年结存后可重新对“用户配置”中开账后不能修改的项目进行配置如成本核算方法、已不需要的基本信息、小数点位数等。特别提醒本操作涉及账套数据的备份与恢复操作前请通知所有操作员退出软件并由专人操作。三、年结存操作步骤本地服务器说明以下“原账套”指现在正在使用的数据账套“查询账”指新建的、用于保存和查询历史数据的账套。整体流程备份原账套 → 新建查询账 → 在查询账中恢复备份并取消录单权限 → 在原账套执行年结存 → 调整期初与基本信息 → 开账 → 开始新年度业务。第 1 步数据备份在原账套操作所有操作员全部退出软件。点击“系统维护” → “数据备份”。录入备份文件名备份文件名需以字母开头不能包含汉字和特殊符号例如 bf20241231。选择备份方式服务器备份备份文件放在管家婆服务器安装目录的 BACKUP 目录下或本地备份本地备份会同时做服务器备份且本地备份路径不能是服务器 BACKUP 目录。点击“确定”等待备份完成。第 2 步新建账套查询账新建一个账套命名为“查询账”或其他便于识别的名称。新建完成后暂不做任何业务单据。第 3 步恢复数据在查询账操作进入新建的查询账。点击“系统维护” → “数据恢复”。在备份列表中双击选择第 1 步生成的对应备份文件注意核对备份时间与文件名。选择“从服务器恢复”或“从本地恢复”点击“服务器恢复”。恢复完成后进入查询账套核对两个账套的数据是否一致。注意数据恢复会将当前账套中的所有数据恢复到备份时的状态请谨慎操作务必确认所选备份文件正确。第 4 步取消操作员录单权限在 查询账操作进入 查询账。点击“系统维护” → “系统管理” → “用户及权限配置”。选择左侧对应操作员。将右侧的“单据录入”和“过账”权限全部取消仅保留查询权限。目的防止有人在查询账套中继续做单据保证历史数据不被改动。第 5 步执行年结存在原账套操作回到正在使用的原账套。点击“系统维护” → “年结存”。选择“系统不使用多年账”。点击“年结存”按钮等待系统完成结转。第 6 步期初数据调整在原账套操作点击“基本信息” → “期初建账”。核对库存数据、往来数据、现金银行等期初数据是否准确。删除已经不再使用的商品和客户资料。第 7 步开账在原账套操作点击“基本信息” → “期初建账”。点击“开账”按钮完成开账。开账后即可开始下一年度的日常业务处理。附系统使用多年账的年结存如果一年之中单据不多、又不想换账套可以在“系统维护 → 年结存”中选择“系统使用多年账”进行年结存。注意使用多年账以后期初数据无法修改商品信息、客户信息也不能修改。四、年结存后常见问题问题 1年结存后看不到库存数量、应收应付、现金银行原因年结存后账套回到期初状态库存数量、应收应付、现金银行等都转为期初数据。处理在“期初建账”的对应项目中可查询点击“期初建账 → 开账”后所有数据即可在库存查询和往来查询中看到。问题 2年结存后要查询上一年的数据在新建的“24 年查询账”套中查询。该账套只做查询、不再做账已取消所有操作员的制单权限只保留查询权限防止在老账套继续做单据。问题 3年结存后不能删除基本信息提示存在数据删除商品信息时请先检查期初库存数量为 0、期初库存金额为 0没有任何关联的草稿、订单价格跟踪辅助功能 → 价格折扣跟踪中没有该信息库存上下限报警中没有该信息。删除往来单位时请先检查期初应收应付为 0没有任何关联的草稿、订单价格跟踪辅助功能 → 价格折扣跟踪中没有该信息应收应付报警中没有该信息。五、管家婆云服务器客户年结存云端客户无需自行备份恢复请联系对应专员或客服人员处理备份与恢复本地仅需执行账套年结存操作即可。