经常会有人跑来向我提问, 他们搞不明白究竟是不是需要去学习, 以此来达到提升办公效率的目的。我的通常给出的回答就是, 先停下来不要去学习。其实那个是没有多大用的, 原因是你可能会根本用不上这个东西的。我见过非常多的人, 花费了两个月的时间去进行学习, 但是在后来的工作里面, 一次都没有使用过。这是因为他们在工作之中所遇到的问题, 其实早已被表格软件本身所提供的功能给彻底解决了。## 什么时候该学只有在 Excel 没法进行处理的状况出现之时, 才存在需要去做某些特定行动的必要性。请问有哪些事情是Excel做不到的呢?处理的数据量如果达到了 100 万行以上, 那么使用 Excel 软件的话, 运行就会变得非常卡顿, 甚至会导致电脑死机。需要将这 500 个文件进行重命名, 同时也需要按照一定规则把这些文件进行分类处理。需要去设置一个功能, 让这个功能能够自动运行, 然后从网页上面把数据抓取出来。对于 Excel这种软件无法直接处理的, 例如像 PDF 以及图片之类的文件时, 需要专门去处理它们。需要将一整套的流程全部串联在一起, 然后让它们自动地运行。如果你只是需要创建表格, 计算数据, 并且生成报表的话,那么 Excel已经完全能够满足你的要求。这五个技巧嘛, 就是先用得滚瓜烂熟了, 然后再去说其他的事情。### 1. /需要把两个表之间的数据进行逐一核对与匹配, 具体来说就是拿订单表里的内容去对应查找客户信息的情况。大部分人还在手工一列列找。现在人们直接用普通话的书面语来说, 就是用新版Excel有:XLOOKUP(查找值, 查找区域, 返回区域)一步匹配完几千行。### 2. 数据透视表做汇总、做统计、做按维度分析这是最强的工具。把要分组的字段拖到「行」要统计的数字拖到「值」一秒钟出结果。**而且它能随时改**——想换个维度看把字段拖一下就行不用重做。### 3. 条件格式数据里哪些异常一眼看出来。比如销售额低于目标的标红、库存少于 10 的标黄。「开始 → 条件格式 → 新建规则」可以用公式非常灵活。### 4. Power Query重点**这个是被严重低估的功能。**它的作用是把取数据 → 清洗 → 合并 → 输出这个过程记下来以后**点一下刷新就自动重做一遍**。我每个月的报表都是这么做的。原来一个下午现在 30 秒。### 5. 自定义格式同一个数字可以显示成不同的样子。比如 1000000 显示成 100 万负数显示成红色带括号。**不改变数值本身只改变显示方式**——这在做报表的时候特别有用。## 什么时候真该学 Python当你遇到这三种情况**1. Excel 明显变慢了**几万行还能扛几十万行就开始卡。到百万级基本没法用。**2. 要处理 Excel 之外的东西**文件、图片、PDF、网页、邮件——这些 Excel 管不了。**3. 你需要定时自动跑**比如每天早上 8 点自动抓数据、生成报表、发到群里。这个 Excel 做不到。## 一个判断方法给你个简单的判断 **如果一个操作你要重复做而且有明确规则那就值得自动化。** **如果 Excel 能做到就用 ExcelExcel 做不到的才用 Python。**不要为了学而学。## 实际建议如果你现在正处于想提升效率但不知道从哪下手的状态**第一步**先把你手上最烦的那件重复劳动找出来**第二步**判断它属于上面哪一类**第三步**Excel 能解决就学 ExcelExcel 解决不了再考虑找人做或者学 Python大部分人的问题止步在第二步。---**我整理了一套办公脚本Excel、PDF、文件批量处理主页免费取。****不确定自己的问题该用什么工具解决的评论区说一下我帮你看。**三年办公自动化见过各种其实 Excel 就能解决但被搞复杂了的需求。